Administrative Assistant, Vendor Management (Bilingual)

Compensation: $55,000 – $60,000 / year (full-time / permanent)

On Side Restoration is seeking an Administrative Assistant who has extraordinary attention to detail, picks up on the slightest nuances of written documents and loves working with people providing exceptional customer service.

Administrative Assistant –  Vendor Management is responsible for:

• Ensure that communication is appropriately acknowledged, documented, reported, investigated, and responded to accordingly
• Maintain effective and timely communication with all internal and external stakeholders to achieve project deliverables
• Confer with managerial and supervisory personnel, contractors, and design professionals to discuss and resolve matters as it relates to departmental vendor accreditation and compliance policies, procedures, processes, complaints, and vendor compliance and accreditation inquiries and/or issues
• Recommend, draft, and modify existing policies, procedures, and processes to achieve optimal performance within the department
• Manage any issues with vendors that cannot be resolved at the branch or regional levels
• Work as part of the vendor team to resolve issues that may be due to vendor actions
• Provide direction or support in other areas as requested or required
• Oversee and manage the lists of vendors to ensure they meet all compliance standards and contractual requirements
• Monitor and track vendor compliance based on internal and external company and provincial standards
• Organize and maintain records, emails and other critical documents in designated software systems
• Prepare and organize documentation for audits or compliance checks

What you bring: 

• Minimum 3 years of experience in the restoration/construction (residential and commercial) industry
• Technologically savvy and proficient with various software applications
• Knowledge of insurance property and casualty claims process is an asset
• Fluent in French and English. Need to interact on a regular basis with English-speaking clients and colleagues across the country.
• Periodic travel may be required
• Clean Criminal Record

 Of Note:

• We’re proud to support a flexible hybrid approach which gives everyone the best of both worlds. While there are no minimum or maximum time requirements, each team’s need for in-person connections will be different and there will be times you’ll join your colleagues at the office.

What’s in it for you?

We’re an established company in a growing industry and we need awesome people! We WANT you to be fulfilled by your work, we WANT you to enjoy the people you work with and we WANT to provide you with learning and advancement opportunities. We also love that we’re able to provide an employee assistance program, RRSP Matching, health plan which includes extended medical (chiropractic, massage, acupuncture, vision, and more!) dental, long-term disability (LTD) and life insurance.

We provide on the job training with opportunity for development—promotions and national career movement are possible. At On Side we work hard to embrace diversity and inclusion and encourage everyone to bring their authentic selves to work every day.

Get on our side!

Both major weather disasters and minor accidents involving water, fire, and more happen every day, and in our industry this is how we keep busy, restoring properties 24 hours per day, 7 days a week. Mother Nature usually doesn’t wait for an invitation, but we’re in the business of dealing with party crashers, and we’ve done it for over 40 years!

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Le poste — Assistant administratif — Gestion des fournisseurs  

On Side Après-Sinistre est à la recherche d’un(e) assistant(e) administratif(ve) qui a un grand souci du détail, qui perçoit les moindres nuances des documents écrits et aime travailler avec les gens en leur offrant un service à la clientèle exceptionnel.

L’assistant(e) administratif(ve) — Gestion des fournisseurs est chargé(e) de :

• Veiller à ce que les communications soient dûment comprises, documentées, signalées, examinées et fassent l’objet d’une réponse appropriée.
• Maintenir une communication efficace et opportune avec l’ensemble des parties prenantes internes et externes, afin d’atteindre les objectifs du projet.
• S’entretenir avec le personnel de gestion et de supervision, les entrepreneurs, les architectes et les ingénieurs afin de discuter et de résoudre les problèmes liés aux politiques, procédures et processus d’accréditation et de conformité des fournisseurs du département, aux plaintes et aux demandes et/ou problèmes de conformité et d’accréditation des fournisseurs.
• Recommander, rédiger et modifier les politiques, procédures et processus existants afin d’obtenir des performances optimales au sein du service.
• Gérer les problèmes avec les fournisseurs qui ne peuvent être résolus au niveau de la succursale ou de la région.
• Travailler au sein de l’équipe du fournisseur pour résoudre les problèmes qui peuvent être dus aux actions de ce dernier.
• Fournir des directives ou du soutien dans d’autres domaines demandés ou requis.
• Superviser et gérer les listes de fournisseurs afin de s’assurer qu’ils respectent toutes les normes de conformité et les exigences contractuelles.
• Contrôler et suivre la conformité des fournisseurs aux normes internes et externes de l’entreprise et de la province.
• Organiser et conserver les dossiers, les courriels et d’autres documents essentiels dans les systèmes logiciels désignés.
• Préparer et organiser la documentation pour les audits ou les contrôles de conformité.

Votre profil : 

• Minimum de 3 ans d’expérience dans le secteur de l’après-sinistre et/ou de la construction (résidentiel et commercial).
• Connaissance des technologies et maîtrise de diverses applications logicielles.
• La connaissance du processus de traitement des demandes d’indemnisation en matière d’assurance dommages est un atout.
• Maîtrise du français et de l’anglais.
• Des déplacements périodiques peuvent être nécessaires.
• Permis de conduire valide et bon dossier de conduite.
• Aucun dossier criminel.

Autre atout qui vous permettra de tirer le maximum de cette opportunité :

• Le bilinguisme français/anglais est un atout.
• Connaissance des codes du bâtiment en vigueur et des directives provinciales en matière de santé et de sécurité.

Quels sont les avantages pour vous ?

Nous sommes une entreprise établie dans une industrie en croissance et nous avons besoin de gens extraordinaires ! Nous voulons que vous soyez épanoui dans votre travail, que vous appréciiez les personnes avec lesquelles vous travaillez et que vous ayez des possibilités d’apprentissage et de progression. Nous sommes ravis de pouvoir offrir un programme d’aide aux employés, un excellent régime de soins de santé qui comprend des soins médicaux complémentaires (chiropratique, massage, acupuncture, vision, pour n’en nommer que quelques-uns !), une assurance dentaire, une assurance invalidité de longue durée (ILD) et une assurance-vie.

Nous offrons une formation en cours d’emploi avec des possibilités de développement — des promotions et des évolutions de carrière au niveau national sont possibles. Chez On Side, nous travaillons fort pour favoriser la diversité et l’inclusion, et nous encourageons chaque personne à être parfaitement authentique au travail, et ce, chaque jour.

Faites équipe avec nous !

Des catastrophes météorologiques majeures et des accidents mineurs impliquant l’eau et le feu, entre autres, se produisent chaque jour. Dans notre industrie, l’après-sinistre nous garde occupés, 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Mère nature n’attend pas les invitations. Heureusement que nous sommes là pour gérer les imprévus ; chose que nous faisons depuis plus de 40 ans !